Confidentialitate

POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE

1. Informații generale

Protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal este importantă pentru noi.

Prezenta Politică de confidențialitate explică modul în care Smart Bar Solutions S.R.L., în calitate de operator al magazinului online Kokoon Tea, colectează, utilizează, stochează și protejează datele cu caracter personal ale persoanelor care accesează și utilizează site-ul kokoontea.ro, creează un cont, plasează comenzi, se abonează la newsletter sau ne contactează.

Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția datelor cu caracter personal („GDPR”), precum și cu legislația națională aplicabilă.

Datele operatorului

Smart Bar Solutions S.R.L.
CUI: RO30853190
Nr. Registrul Comerțului: J2012000951329
Sediu: Șos. Alba Iulia nr. 55, sc. C, et. 2, ap. 37, Sibiu, județul Sibiu
E-mail: comenzi@kokoontea.ro
Telefon: 0731 738 564

Pentru orice întrebare privind prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal sau pentru exercitarea drepturilor prevăzute de legislația privind protecția datelor, ne puteți contacta folosind datele de mai sus.

2. Ce date cu caracter personal colectăm

În funcție de modul în care utilizați site-ul, putem colecta și prelucra următoarele categorii de date:

numele și prenumele;
adresa de e-mail;
numărul de telefon;
adresa de livrare;
adresa de facturare;
datele necesare pentru emiterea facturii;
datele societății, în cazul comenzilor efectuate în numele unei persoane juridice;
informațiile privind comenzile plasate și produsele achiziționate;
informațiile privind modalitatea de plată și statusul plății;
informațiile privind livrarea și statusul coletului;
datele asociate contului de client, dacă alegeți să creați un cont;
mesajele și informațiile pe care ni le transmiteți prin formulare, e-mail, telefon sau alte mijloace de comunicare;
preferințele privind abonarea la newsletter și comunicările comerciale;
informații tehnice privind utilizarea site-ului, precum adresa IP, tipul dispozitivului, sistemul de operare, browserul utilizat și alte informații tehnice;
informații colectate prin cookie-uri și tehnologii similare, în funcție de opțiunile exprimate prin intermediul mecanismului de gestionare a cookie-urilor.

Nu solicităm în mod intenționat categorii speciale de date cu caracter personal, precum date privind sănătatea, originea rasială sau etnică, opiniile politice, convingerile religioase sau alte date sensibile care nu sunt necesare pentru desfășurarea activității magazinului.

3. Cum colectăm datele

Datele cu caracter personal pot fi colectate direct de la dumneavoastră atunci când:

plasați o comandă;
creați un cont de client;
completați formularele disponibile pe site;
vă abonați la newsletter;
ne contactați prin e-mail, telefon sau alte mijloace de comunicare;
solicitați informații despre o comandă, un produs, un retur sau o reclamație;
utilizați și navigați pe site, caz în care anumite informații tehnice pot fi colectate prin cookie-uri și tehnologii similare.

4. În ce scop prelucrăm datele

4.1. Procesarea și executarea comenzilor

Utilizăm datele necesare pentru:

înregistrarea și confirmarea comenzilor;
pregătirea produselor;
procesarea plăților;
emiterea facturilor;
expedierea și livrarea comenzilor;
comunicarea informațiilor privind statusul comenzii;
gestionarea retururilor, reclamațiilor și altor solicitări legate de comandă.

Temeiul juridic principal al acestei prelucrări este executarea contractului sau efectuarea demersurilor necesare înainte de încheierea acestuia.

4.2. Îndeplinirea obligațiilor legale

Anumite date sunt prelucrate pentru îndeplinirea obligațiilor fiscale, contabile, de arhivare și a altor obligații prevăzute de legislația aplicabilă.

4.3. Administrarea contului de client

Dacă alegeți să creați un cont pe site, vom utiliza datele furnizate pentru crearea, administrarea și funcționarea contului respectiv.

4.4. Comunicarea cu dumneavoastră

Putem utiliza datele de contact pentru a răspunde solicitărilor, întrebărilor, reclamațiilor sau mesajelor pe care ni le transmiteți.

4.5. Newsletter și comunicări comerciale

În cazul în care v-ați exprimat consimțământul pentru primirea comunicărilor comerciale, putem utiliza datele furnizate pentru transmiterea de newslettere, informații despre produse, noutăți, oferte și promoții.

4.6. Funcționarea și securitatea site-ului

Anumite date tehnice pot fi prelucrate pentru funcționarea corespunzătoare a site-ului, identificarea și remedierea problemelor tehnice, securizarea serviciilor și prevenirea tentativelor de fraudă sau utilizare neautorizată.

4.7. Analiză și marketing online

În funcție de opțiunile exprimate privind cookie-urile, putem utiliza servicii de analiză și marketing pentru a înțelege modul în care este utilizat site-ul, pentru măsurarea performanței campaniilor și pentru afișarea sau măsurarea reclamelor online.

5. Temeiurile juridice ale prelucrării

În funcție de scopul concret, prelucrarea datelor se poate baza pe:

Executarea unui contract – atunci când datele sunt necesare pentru procesarea și livrarea unei comenzi sau pentru furnizarea unui serviciu solicitat.

Îndeplinirea unei obligații legale – atunci când avem obligația de a păstra sau utiliza anumite informații conform legislației fiscale, contabile sau altor prevederi legale.

Consimțământul dumneavoastră – de exemplu, pentru transmiterea newsletterelor sau pentru utilizarea anumitor cookie-uri de analiză și marketing, atunci când consimțământul este necesar.

Interesul legitim al Smart Bar Solutions S.R.L. – atunci când este necesar pentru securitatea site-ului, prevenirea fraudelor, gestionarea și apărarea drepturilor societății sau alte scopuri legitime, cu respectarea drepturilor și libertăților persoanelor vizate.

6. Cui putem transmite datele dumneavoastră

Pentru funcționarea magazinului online și îndeplinirea comenzilor, anumite date pot fi transmise furnizorilor și partenerilor noștri.

În prezent, aceștia pot include:

Gomag – platforma de comerț electronic utilizată pentru funcționarea magazinului online;

EuPlătesc – furnizorul utilizat pentru procesarea plăților online;

Cargus și Sameday – furnizorii utilizați pentru serviciile de curierat și livrarea comenzilor;

SmartBill – serviciul utilizat pentru facturare și gestionarea documentelor aferente;

Mailchimp – serviciul utilizat pentru transmiterea newsletterelor și comunicărilor comerciale;

Google – pentru serviciile de analiză, măsurare și/sau publicitate utilizate pe site, în funcție de configurația acestora și de opțiunile utilizatorului privind cookie-urile;

Meta – pentru serviciile de publicitate și măsurare utilizate pe site, în funcție de configurația acestora și de opțiunile utilizatorului privind cookie-urile;

precum și, după caz:

furnizori de servicii de găzduire, mentenanță și suport IT;
furnizori de servicii contabile;
consultanți și furnizori de servicii profesionale;
instituții bancare și financiare implicate în procesarea plăților;
autorități publice, instanțe sau alte instituții, atunci când furnizarea informațiilor este impusă de lege.

Furnizorilor și partenerilor le sunt transmise numai datele necesare pentru prestarea serviciilor respective.

De exemplu, pentru livrarea unei comenzi, firmei de curierat îi pot fi transmise informații precum numele și prenumele destinatarului, numărul de telefon, adresa de livrare și alte informații necesare efectuării livrării.

7. Plățile online

Pentru comenzile achitate online cu cardul, procesarea plății este realizată prin intermediul serviciului EuPlătesc, furnizat de EuroPayment Services S.R.L.

Datele necesare efectuării tranzacției sunt prelucrate prin intermediul sistemului de plată, conform condițiilor și politicilor aplicabile furnizorului.

Smart Bar Solutions S.R.L. nu solicită clienților transmiterea prin e-mail sau telefon a datelor complete ale cardului bancar.

8. Livrarea comenzilor

Pentru livrarea comenzilor, datele necesare efectuării transportului sunt transmise firmelor de curierat cu care colaborăm, în prezent Cargus și Sameday.

Datele transmise pot include numele și prenumele, numărul de telefon, adresa de livrare și informațiile necesare identificării și livrării coletului.

Lista furnizorilor de servicii de curierat poate fi modificată în funcție de colaborările comerciale ale Smart Bar Solutions S.R.L. Prezenta Politică de confidențialitate va fi actualizată atunci când modificările sunt relevante pentru informațiile furnizate persoanelor vizate.

9. Newsletter și comunicări comerciale

Pentru transmiterea newsletterelor utilizăm serviciul Mailchimp.

Dacă alegeți să vă abonați la newsletter, putem utiliza adresa de e-mail și alte informații furnizate în cadrul procesului de abonare pentru a vă transmite informații despre produsele, noutățile, promoțiile și ofertele disponibile pe kokoontea.ro.

Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, vă puteți retrage consimțământul în orice moment.

Vă puteți dezabona de la newsletter prin intermediul linkului de dezabonare disponibil în mesajele comerciale primite.

Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragerea acestuia.

10. Cookie-uri și tehnologii similare

Site-ul kokoontea.ro utilizează cookie-uri și tehnologii similare.

Acestea pot fi utilizate pentru:

funcționarea corespunzătoare a magazinului online;
memorarea anumitor opțiuni și preferințe;
securitatea site-ului;
analizarea traficului și modului de utilizare a site-ului;
măsurarea performanței;
măsurarea și personalizarea activităților de marketing și publicitate, atunci când este cazul.

Cookie-urile strict necesare pot fi utilizate pentru funcționarea site-ului și furnizarea serviciilor solicitate de utilizator.

Cookie-urile care nu sunt strict necesare, inclusiv anumite cookie-uri de analiză sau marketing, sunt utilizate în funcție de opțiunile exprimate de utilizator prin intermediul mecanismului de gestionare a consimțământului disponibil pe site, atunci când consimțământul este necesar.

Utilizatorii își pot modifica opțiunile privind cookie-urile prin intermediul mecanismului disponibil pe site.

Pentru informații detaliate privind cookie-urile utilizate, scopul și durata acestora, consultați Politica de Cookie-uri disponibilă pe site.

11. Servicii Google și Meta

Site-ul poate utiliza servicii furnizate de Google și Meta pentru analiză, măsurarea performanței și activități de publicitate online.

În măsura în care aceste servicii utilizează cookie-uri sau tehnologii similare care necesită consimțământ, acestea vor fi utilizate în conformitate cu opțiunile exprimate de utilizator prin mecanismul de gestionare a consimțământului disponibil pe site.

Tipurile exacte de cookie-uri și tehnologii utilizate sunt prezentate sau gestionate prin intermediul mecanismului de cookie-uri și, după caz, în Politica de Cookie-uri.

12. Transferul datelor în afara Spațiului Economic European

Unii dintre furnizorii de servicii utilizați pot prelucra date în țări din afara Spațiului Economic European.

Un exemplu relevant este Mailchimp, serviciu prin intermediul căruia sunt gestionate și transmise newsletterele.

În situația în care datele cu caracter personal sunt transferate în afara Spațiului Economic European, transferul se realizează în baza mecanismelor permise de legislația privind protecția datelor, precum decizii de adecvare sau garanții adecvate, inclusiv, după caz, clauze contractuale standard aprobate de Comisia Europeană.

13. Cât timp păstrăm datele

Datele cu caracter personal sunt păstrate numai atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau pentru respectarea obligațiilor legale.

Perioada de păstrare poate varia în funcție de categoria datelor și de scopul prelucrării.

Datele și documentele referitoare la comenzi, facturi și operațiuni financiar-contabile sunt păstrate pe perioada impusă de legislația fiscală și contabilă aplicabilă.

Datele asociate contului de client pot fi păstrate pe durata existenței contului și ulterior, dacă există obligații sau interese legitime care justifică păstrarea anumitor informații.

Datele utilizate pentru newsletter și comunicări comerciale sunt prelucrate până la retragerea consimțământului sau dezabonare, fără a afecta păstrarea informațiilor necesare pentru a demonstra respectarea opțiunii de dezabonare sau a obligațiilor legale.

Datele provenite din solicitări, reclamații și corespondența cu clienții sunt păstrate atât timp cât este necesar pentru soluționarea solicitării și, după caz, pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi.

Datele colectate prin cookie-uri sunt păstrate în funcție de durata fiecărui cookie și de configurația serviciului respectiv, informațiile relevante fiind disponibile în Politica de Cookie-uri sau în mecanismul de gestionare a consimțământului.

14. Securitatea datelor

Smart Bar Solutions S.R.L. adoptă măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii, modificării, divulgării sau utilizării necorespunzătoare.

Accesul la date este limitat la persoanele și furnizorii care au nevoie de acestea pentru îndeplinirea atribuțiilor sau prestarea serviciilor respective.

Cu toate acestea, nicio metodă de transmitere sau stocare electronică nu poate garanta securitatea absolută a informațiilor.

15. Drepturile dumneavoastră

În condițiile prevăzute de GDPR, puteți beneficia de următoarele drepturi:

Dreptul de acces – puteți solicita informații despre datele personale pe care le prelucrăm și, în condițiile legii, o copie a acestora.

Dreptul la rectificare – puteți solicita corectarea sau completarea datelor personale inexacte sau incomplete.

Dreptul la ștergerea datelor – puteți solicita ștergerea datelor în situațiile prevăzute de legislația aplicabilă.

Dreptul la restricționarea prelucrării – puteți solicita limitarea modului în care sunt utilizate datele în anumite situații.

Dreptul la portabilitatea datelor – în situațiile în care acest drept este aplicabil, puteți solicita primirea datelor într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat sau transmiterea acestora către un alt operator.

Dreptul la opoziție – vă puteți opune anumitor prelucrări efectuate în baza interesului legitim, în condițiile prevăzute de GDPR.

Dreptul de retragere a consimțământului – atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, acesta poate fi retras în orice moment, fără ca retragerea să afecteze legalitatea prelucrării efectuate anterior.

Drepturi privind procesul decizional automatizat – în situațiile prevăzute de GDPR, aveți dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată care produce efecte juridice sau vă afectează în mod similar într-o măsură semnificativă.

Pentru exercitarea acestor drepturi ne puteți contacta la:

E-mail: comenzi@kokoontea.ro

În funcție de solicitare, putem avea nevoie de informații suplimentare pentru verificarea identității solicitantului, astfel încât datele să nu fie furnizate unei persoane neautorizate.

16. Dreptul de a depune o plângere

Dacă apreciați că prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal încalcă legislația aplicabilă, aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea competentă pentru protecția datelor cu caracter personal.

În România, autoritatea competentă este:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

De asemenea, aveți dreptul de a vă adresa instanțelor competente, în condițiile prevăzute de lege.

17. Datele minorilor

Produsele și serviciile magazinului online nu sunt destinate în mod specific colectării datelor cu caracter personal de la copii.

Nu colectăm în mod intenționat date cu caracter personal de la minori în situațiile în care prelucrarea ar necesita acordul reprezentantului legal potrivit legislației aplicabile.

Dacă aflăm că astfel de date au fost furnizate fără îndeplinirea condițiilor legale aplicabile, vom lua măsurile corespunzătoare.

18. Furnizarea datelor

Pentru plasarea și executarea unei comenzi este necesară furnizarea anumitor date, precum numele, datele de contact, adresa de livrare și, după caz, datele necesare facturării.

În lipsa informațiilor obligatorii necesare procesării unei comenzi, este posibil să nu putem înregistra, procesa sau livra comanda.

Furnizarea datelor pentru abonarea la newsletter este opțională. Refuzul furnizării acestora nu afectează posibilitatea de a plasa comenzi pe site.

19. Linkuri către alte site-uri

Site-ul poate conține linkuri către site-uri sau servicii administrate de terți.

Smart Bar Solutions S.R.L. nu controlează politicile de confidențialitate ale acestor terți. Vă recomandăm să consultați politicile de confidențialitate ale site-urilor respective înainte de a furniza date cu caracter personal.

20. Modificarea Politicii de confidențialitate

Smart Bar Solutions S.R.L. poate actualiza prezenta Politică de confidențialitate atunci când este necesar, inclusiv în cazul modificării serviciilor utilizate, furnizorilor, proceselor interne sau legislației aplicabile.

Versiunea actualizată va fi publicată pe această pagină, împreună cu data ultimei actualizări.

Vă recomandăm să consultați periodic această pagină pentru a fi informați cu privire la eventualele modificări.

21. Contact

Pentru întrebări referitoare la prezenta Politică de confidențialitate, modul în care prelucrăm datele cu caracter personal sau pentru exercitarea drepturilor prevăzute de GDPR, ne puteți contacta la:

Smart Bar Solutions S.R.L.
E-mail: comenzi@kokoontea.ro
Telefon: 0731 738 564
Adresă: Șos. Alba Iulia nr. 55, sc. C, et. 2, ap. 37, Sibiu, județul Sibiu