Politica de Confidentialitate

POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE

Ultima actualizare: 26 octombrie 2026

1. Informații generale și identitatea operatorului

Protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal reprezintă o prioritate pentru Smart Bar Solutions S.R.L., societatea care administrează magazinul online Kokoon Tea, disponibil la https://www.kokoontea.ro.

Prezenta Politică de confidențialitate explică modul în care colectăm, utilizăm, stocăm, transmitem și protejăm datele cu caracter personal ale persoanelor care accesează website-ul, creează un cont de client, plasează comenzi, se abonează la newsletter sau ne contactează.

Prelucrarea datelor se realizează în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR), precum și cu legislația națională aplicabilă.

Datele operatorului

Denumire: Smart Bar Solutions S.R.L.

CUI: RO30853190

Nr. Registrul Comerțului: J2012000951329

Sediu social: Șos. Alba Iulia nr. 55, sc. C, et. 2, ap. 37, Sibiu, județul Sibiu, România

Telefon: 0731 738 564

E-mail: comenzi@kokoontea.ro

Website: https://www.kokoontea.ro

Pentru orice întrebare privind prelucrarea datelor personale sau exercitarea drepturilor prevăzute de GDPR, ne puteți contacta la comenzi@kokoontea.ro.

2. Categoriile de date cu caracter personal prelucrate

În funcție de modul în care utilizați website-ul, putem colecta și prelucra următoarele categorii de date:

2.1. Date furnizate la plasarea comenzilor

Nume și prenume;
Adresă de e-mail;
Număr de telefon;
Adresă de facturare;
Adresă de livrare;
Date necesare emiterii documentelor fiscale;
Datele societății, în cazul comenzilor efectuate în numele unei persoane juridice, inclusiv datele de contact ale reprezentanților;
Informații despre produsele comandate;
Valoarea comenzilor și istoricul achizițiilor;
Modalitatea de plată și statusul plății;
Informații despre livrare și statusul coletului;
Informații furnizate pentru retururi, reclamații sau solicitări de asistență.

2.2. Date asociate contului de client

Dacă alegeți să creați un cont pe website, putem prelucra datele necesare administrării acestuia, autentificării, gestionării comenzilor și utilizării funcționalităților disponibile.

2.3. Date furnizate prin formularele de contact

Atunci când ne contactați prin formularul disponibil pe website, prin e-mail sau telefon, putem prelucra numele, adresa de e-mail, numărul de telefon și informațiile incluse în mesajele transmise.

2.4. Date pentru newsletter

În cazul abonării la newsletter, putem prelucra adresa de e-mail, preferințele privind comunicările comerciale și informațiile necesare administrării abonamentului și demonstrării consimțământului, după caz.

2.5. Date tehnice și de navigare

În funcție de tehnologiile utilizate și de opțiunile dumneavoastră privind cookie-urile, putem prelucra:

Adresa IP;
Tipul browserului;
Tipul dispozitivului;
Sistemul de operare;
Paginile accesate;
Durata vizitelor;
Interacțiunile cu website-ul;
Identificatori cookie;
Informații tehnice necesare funcționării și securității website-ului.

Nu solicităm în mod intenționat categorii speciale de date personale, precum informații despre sănătate, origine rasială sau etnică, opinii politice ori convingeri religioase, atunci când acestea nu sunt necesare activității magazinului.

3. Modalitățile de colectare a datelor

Datele personale pot fi colectate direct de la dumneavoastră atunci când:

Plasați o comandă;
Creați un cont;
Completați formularele disponibile pe website;
Vă abonați la newsletter;
Ne contactați prin e-mail sau telefon;
Solicitați informații despre produse, comenzi sau retururi;
Formulați o reclamație;
Navigați pe website, caz în care anumite informații tehnice pot fi colectate automat.

Unele date pot fi primite și de la furnizorii implicați în procesarea plăților sau livrarea comenzilor, de exemplu confirmări de plată și actualizări privind livrarea.

4. Scopurile și temeiurile juridice ale prelucrării

4.1. Procesarea și executarea comenzilor

Prelucrăm datele personale pentru:

Înregistrarea și confirmarea comenzilor;
Pregătirea produselor;
Procesarea plăților;
Expedierea și livrarea comenzilor;
Comunicarea statusului comenzilor;
Gestionarea retururilor;
Soluționarea solicitărilor legate de comenzile efectuate.

Temei juridic: Art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR – executarea unui contract sau efectuarea demersurilor precontractuale.

4.2. Îndeplinirea obligațiilor legale

Prelucrăm anumite date pentru emiterea facturilor, păstrarea evidențelor contabile și fiscale, respectarea obligațiilor privind protecția consumatorilor și îndeplinirea altor cerințe legale aplicabile.

Temei juridic: Art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR – îndeplinirea unei obligații legale.

4.3. Administrarea contului de client

Dacă alegeți să creați un cont, utilizăm datele necesare pentru crearea, administrarea și funcționarea acestuia.

Temei juridic: Art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR – executarea contractului privind serviciile asociate contului.

4.4. Comunicarea cu clienții

Putem utiliza datele furnizate pentru a răspunde întrebărilor, solicitărilor, reclamațiilor și mesajelor transmise.

Temei juridic: Art. 6 alin. (1) lit. b), c) sau f) GDPR, în funcție de natura solicitării și de obligațiile aplicabile.

4.5. Newsletter și comunicări comerciale

În cazul în care v-ați exprimat consimțământul, vă putem transmite informații despre produsele Kokoon Tea, oferte, promoții, reduceri și noutăți.

Temei juridic: Art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR – consimțământul.

Abonarea este voluntară și nu reprezintă o condiție pentru plasarea comenzilor.

Vă puteți dezabona oricând prin linkul disponibil în mesajele comerciale sau printr-o solicitare transmisă la comenzi@kokoontea.ro.

Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii acestuia.

4.6. Funcționarea și securitatea website-ului

Putem prelucra anumite date tehnice pentru:

Asigurarea funcționării magazinului online;
Identificarea și remedierea erorilor;
Prevenirea tentativelor de fraudă;
Protejarea website-ului împotriva accesului neautorizat;
Asigurarea securității serviciilor.

Temei juridic: Art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR – interesul legitim de a proteja website-ul, utilizatorii și activitatea societății.

4.7. Analiză statistică și publicitate online

În funcție de opțiunile privind cookie-urile, putem utiliza instrumente de analiză și publicitate pentru a înțelege modul în care este utilizat website-ul și pentru măsurarea performanței campaniilor publicitare.

Aceste servicii pot include:

Google Analytics 4;
Google Ads;
Meta Pixel.

Atunci când utilizarea acestor tehnologii necesită consimțământ, prelucrarea se realizează pe baza acestuia.

Temei juridic: Art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR – consimțământul, pentru prelucrările bazate pe consimțământ.

5. Furnizarea datelor personale

Furnizarea anumitor date este necesară pentru procesarea și livrarea comenzilor.

Acestea includ, după caz, numele, datele de contact, adresa de livrare și informațiile necesare facturării.

În lipsa datelor obligatorii, este posibil să nu putem înregistra, procesa sau livra comanda.

Furnizarea datelor pentru newsletter și comunicări comerciale este opțională.

Refuzul abonării la newsletter nu afectează posibilitatea de a plasa comenzi.

6. Destinatarii datelor personale

Pentru funcționarea magazinului online și îndeplinirea comenzilor, anumite date pot fi transmise furnizorilor și partenerilor noștri, în măsura necesară.

Aceștia pot include:

Gomag – platforma de comerț electronic utilizată pentru administrarea și funcționarea magazinului online.

SmartBill – serviciul utilizat pentru emiterea facturilor și gestionarea documentelor aferente.

EuPlătesc – furnizorul utilizat pentru procesarea plăților online cu cardul.

Cargus și Sameday – furnizori de servicii de curierat utilizați pentru livrarea comenzilor.

Mailchimp – serviciul utilizat pentru administrarea și transmiterea newsletterelor și comunicărilor comerciale.

Google – pentru serviciile de analiză, măsurare a performanței și publicitate utilizate pe website.

Meta – pentru serviciile de publicitate și măsurare a performanței campaniilor.

De asemenea, datele pot fi transmise, atunci când este necesar, către:

Furnizori de găzduire și mentenanță IT;
Furnizori de servicii contabile;
Instituții bancare și financiare;
Consultanți și furnizori de servicii profesionale;
Autorități publice și instanțe competente, atunci când există o obligație legală.

În funcție de serviciul furnizat, aceste entități pot acționa ca persoane împuternicite, operatori independenți sau operatori asociați, conform prevederilor legale și acordurilor aplicabile.

Nu comercializăm liste cu datele personale ale clienților.

7. Procesarea plăților

Pentru comenzile achitate online cu cardul, procesarea plății se realizează prin intermediul serviciului EuPlătesc, furnizat de EuroPayment Services S.R.L.

Datele necesare efectuării tranzacției sunt prelucrate prin intermediul sistemului de plată, conform condițiilor și politicilor aplicabile furnizorului.

Smart Bar Solutions S.R.L. nu solicită clienților transmiterea prin e-mail sau telefon a datelor complete ale cardului bancar.

În cazul plăților prin transfer bancar sau ramburs, pot fi prelucrate informațiile necesare confirmării și evidențierii plăților.

8. Livrarea comenzilor

Pentru livrarea produselor comandate, datele necesare efectuării transportului pot fi transmise companiilor de curierat cu care colaborăm, inclusiv Cargus și Sameday.

Datele transmise pot include:

Numele și prenumele destinatarului;
Numărul de telefon;
Adresa de livrare;
Informații despre colet;
Alte informații necesare efectuării livrării.

Lista furnizorilor de curierat poate fi actualizată în funcție de colaborările comerciale ale societății.

9. Newsletter și comunicări comerciale

Pentru transmiterea newsletterelor utilizăm serviciul Mailchimp.

Dacă vă abonați la newsletter, putem utiliza adresa de e-mail și informațiile necesare administrării abonamentului pentru a vă transmite noutăți, oferte și promoții Kokoon Tea.

Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, acesta poate fi retras oricând.

Vă puteți dezabona folosind linkul disponibil în mesajele primite sau contactându-ne la comenzi@kokoontea.ro.

După dezabonare, nu vom mai utiliza adresa de e-mail pentru comunicările comerciale de la care v-ați retras, cu excepția informațiilor care trebuie păstrate pentru demonstrarea respectării obligațiilor legale sau a opțiunii de dezabonare.

10. Cookie-uri și tehnologii similare

Website-ul https://www.kokoontea.ro utilizează cookie-uri și tehnologii similare.

Acestea pot fi utilizate pentru:

Funcționarea magazinului online;
Memorarea anumitor preferințe;
Securitatea website-ului;
Analiza traficului;
Măsurarea performanței;
Activități de marketing și publicitate online.

Cookie-urile strict necesare sunt utilizate pentru funcționarea website-ului și furnizarea serviciilor solicitate.

Cookie-urile neesențiale, inclusiv cele de analiză și marketing, sunt utilizate în condițiile prevăzute de legislația aplicabilă, pe baza consimțământului atunci când acesta este necesar.

Utilizatorii își pot exprima și modifica preferințele prin intermediul mecanismului de gestionare a cookie-urilor disponibil pe website.

Pentru informații suplimentare despre categoriile de cookie-uri, scopurile și duratele acestora, consultați Politica de cookie-uri disponibilă pe kokoontea.ro.

11. Servicii Google și Meta

Website-ul Kokoon Tea poate utiliza servicii furnizate de Google și Meta pentru analiza traficului, măsurarea performanței și activități de publicitate online.

Aceste servicii pot include Google Analytics 4, Google Ads și Meta Pixel.

În funcție de configurația serviciilor și de consimțământul exprimat, pot fi prelucrate informații tehnice și identificatori online referitori la interacțiunea utilizatorilor cu website-ul.

Utilizarea cookie-urilor și a tehnologiilor neesențiale care necesită consimțământ trebuie să respecte opțiunile exprimate de utilizatori.

Pentru mai multe informații despre tehnologiile utilizate, consultați Politica de cookie-uri.

12. Transferul datelor în afara Spațiului Economic European

Datele cu caracter personal pot fi prelucrate în România, în alte state din Spațiul Economic European (SEE) și, în anumite situații, în state din afara acestuia.

Anumiți furnizori utilizați, precum Google, Meta și Mailchimp, pot implica transferuri internaționale de date, inclusiv către Statele Unite ale Americii.

Transferurile internaționale trebuie să respecte prevederile capitolului V din GDPR.

În funcție de furnizor și de transferul concret, mecanismele legale aplicabile pot include:

Decizii de adecvare adoptate de Comisia Europeană;
Cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor, pentru organizațiile certificate și transferurile acoperite de acesta;
Clauze contractuale standard aprobate de Comisia Europeană, împreună cu măsuri suplimentare atunci când este necesar.

Pentru informații suplimentare despre transferurile aplicabile și garanțiile utilizate, ne puteți contacta la comenzi@kokoontea.ro.

13. Durata de păstrare a datelor

Păstrăm datele personale numai atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate sau pentru respectarea obligațiilor legale.

Perioada de păstrare poate varia în funcție de categoria datelor și de scopul prelucrării.

Datele comenzilor: sunt păstrate pe durata necesară executării contractului și ulterior, atunci când există obligații legale sau necesitatea constatării, exercitării ori apărării unor drepturi.

Documentele financiar-contabile: sunt păstrate conform termenelor prevăzute de legislația fiscală și contabilă aplicabilă.

Datele contului de client: pot fi păstrate pe durata existenței contului și ulterior, dacă există obligații legale sau alte temeiuri care justifică păstrarea anumitor informații.

Datele pentru newsletter: sunt prelucrate până la retragerea consimțământului sau încetarea scopului prelucrării, fără a afecta păstrarea informațiilor necesare demonstrării consimțământului sau respectării opțiunii de dezabonare.

Datele din solicitări și reclamații: sunt păstrate pe perioada necesară soluționării solicitărilor și, după caz, pentru îndeplinirea obligațiilor legale sau apărarea drepturilor.

Datele colectate prin cookie-uri: sunt păstrate conform duratelor aplicabile fiecărui cookie și configurațiilor serviciilor utilizate.

La expirarea perioadelor aplicabile, datele sunt șterse sau anonimizate, cu excepția situațiilor în care există un temei legal pentru păstrarea lor.

Ștergerea unui cont de client nu presupune automat ștergerea informațiilor aferente comenzilor, atunci când păstrarea acestora este obligatorie prin lege.

14. Securitatea datelor

Smart Bar Solutions S.R.L. aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor personale împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii, modificării sau divulgării nepermise.

Accesul la date este limitat la persoanele și furnizorii care au nevoie de acestea pentru îndeplinirea atribuțiilor sau prestarea serviciilor respective.

Cu toate acestea, nicio metodă de transmitere sau stocare electronică nu poate garanta securitatea absolută a informațiilor.

15. Drepturile persoanelor vizate

În conformitate cu GDPR, beneficiați, în condițiile prevăzute de lege, de următoarele drepturi:

Dreptul la informare: dreptul de a primi informații clare și transparente despre prelucrarea datelor personale.

Dreptul de acces: dreptul de a solicita confirmarea prelucrării datelor și accesul la informațiile respective.

Dreptul la rectificare: dreptul de a solicita corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete.

Dreptul la ștergerea datelor: dreptul de a solicita ștergerea datelor personale în situațiile prevăzute de legislația aplicabilă.

Dreptul la restricționarea prelucrării: dreptul de a solicita limitarea utilizării datelor în anumite circumstanțe.

Dreptul la portabilitatea datelor: dreptul de a primi datele personale într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, precum și de a solicita transmiterea acestora către alt operator, atunci când sunt îndeplinite condițiile legale.

Dreptul la opoziție: dreptul de a vă opune prelucrărilor bazate pe interes legitim, în condițiile GDPR. În cazul marketingului direct, vă puteți opune oricând, fără justificare.

Dreptul de retragere a consimțământului: dreptul de a retrage oricând consimțământul acordat, fără afectarea legalității prelucrării efectuate anterior.

Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată: în situațiile prevăzute de GDPR, atunci când decizia produce efecte juridice sau vă afectează în mod similar într-o măsură semnificativă.

Pentru exercitarea acestor drepturi, ne puteți contacta la:

comenzi@kokoontea.ro

Vom răspunde solicitărilor fără întârzieri nejustificate și, de regulă, în termen de maximum o lună de la primire. În situațiile permise de GDPR, termenul poate fi prelungit cu încă două luni, cu informarea solicitantului în termenul inițial.

Atunci când există îndoieli rezonabile privind identitatea solicitantului, putem solicita informații suplimentare strict necesare verificării identității.

16. Dreptul de a depune o plângere

Dacă apreciați că prelucrarea datelor personale încalcă legislația aplicabilă, aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea competentă.

În România, autoritatea competentă este:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)

Website: https://www.dataprotection.ro

De asemenea, aveți dreptul de a vă adresa instanțelor competente, în condițiile prevăzute de lege.

17. Protecția datelor minorilor

Magazinul online Kokoon Tea nu este destinat în mod special minorilor și nu urmărește colectarea deliberată de date personale de la copii în scopuri de marketing.

În cazul în care identificăm prelucrări de date ale minorilor care necesită consimțământul reprezentantului legal, vom aplica măsurile corespunzătoare prevăzute de legislația în vigoare.

Dacă sunteți părinte sau reprezentant legal și considerați că au fost colectate necorespunzător datele unui minor, ne puteți contacta la comenzi@kokoontea.ro.

18. Linkuri către website-uri externe

Website-ul Kokoon Tea poate conține linkuri către pagini sau servicii administrate de terți.

Smart Bar Solutions S.R.L. nu controlează politicile de confidențialitate ale acestor terți.

Vă recomandăm să consultați politicile de confidențialitate ale website-urilor respective înainte de a furniza date cu caracter personal.

19. Modificarea Politicii de confidențialitate

Smart Bar Solutions S.R.L. poate actualiza prezenta Politică de confidențialitate atunci când este necesar, inclusiv în cazul modificării serviciilor utilizate, furnizorilor, proceselor interne sau legislației aplicabile.

Versiunea actualizată va fi publicată pe https://www.kokoontea.ro, cu indicarea datei ultimei modificări.

Atunci când legislația impune informarea suplimentară sau obținerea unui nou consimțământ, vom aplica măsurile corespunzătoare.

20. Contact

Pentru orice întrebări, solicitări sau reclamații privind protecția datelor cu caracter personal, ne puteți contacta folosind următoarele date:

Smart Bar Solutions S.R.L.